Oblikovanje in posodabljanje


POMEMBNO GRADIVO


ZAVEZANCI ZA IZDELAVO NAČRTA INTEGRITETE

Zavezanci za oblikovanje načrta integritete so vsi državni organi, samoupravne lokalne skupnosti, javne agencije, javni zavodi, javni gospodarski zavodi in javni skladi. Zavezanci z največ štirimi zaposlenimi se lahko odločijo, da ne bodo izdelali lastnega načrta integritete, pač pa bodo lastna tveganja obvladovali v okviru načrta integritete ustanovitelja.

⇒ Za natančnejše informacije o tem glej 22. člen Smernic za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete.


PROSTOVOLJNA IZDELAVA NAČRTA INTEGRITETE

Zavezanec za izdelavo načrta integritete se lahko odloči, da bo posamezna organizacijska enota izdelala lasten načrt integritete. Za natančnejše informacije o tem glej 4. in 5. člen Smernic za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete. Načrt integritete lahko ob pomoči komisije izdelajo tudi druge organizacije javnega in zasebnega sektorja. Svetovanje Komisije v zvezi z izdelavo načrtov integritete subjektom iz zasebnega sektorja je odplačno.


ROK ZA IZDELAVO NAČRTA INTEGRITETE

Rok za izdelavo prvega načrta integritete je potekel dne 5. 6. 2012. Če je bil zavezanec ustanovljen naknadno ali je naknadno postal zavezan za izdelavo načrta integritete, mora predstojnik v 30 dneh po tem imenovati delovno skupino, v enem letu od imenovanja skupine pa mora zavezanec načrt posredovati Komisiji. Če vaša organizacija načrta integritete ni izdelala v predpisanih rokih, nas o tem obvestite pisno, po telefonu ali preko elektronske pošte.


IMENOVANJE DELOVNE SKUPINE

Zavezanec za izdelavo načrta integritete mora stalno imeti imenovano delovno skupino za pripravo načrta integritete in njeno vodjo. Število članov delovne skupine ni določeno, priporočamo pa, da jo sestavljajo vsaj trije člani, pri večjih zavezancih pa tudi več. Pri tem je potrebno poskrbeti, da so v delovni skupini ustrezno zastopane vse organizacijske enote in kategorije zaposlenih. Vsako leto je potrebno zamenjati tretjino članov delovne skupine.

Delovno skupino imenuje predstojnik organizacije s sklepom, pri tem pa si lahko pomaga z osnutkom iz vzorca načrta integritete (več spodaj).

⇒ Natančnejše informacije o imenovanju in nalogah delovne skupine najdete v Smernicah za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete.


IMENOVANJE SKRBNIKA NAČRTA INTEGRITETE

Skrbnik načrta integritete je »desna roka« predstojnika organa pri izvrševanju načrta integritete, prav tako pa skrbi za komunikacijo med zavezancem in Komisijo in ureja podatke v elektronskem registru tveganj. Predstojnik kot skrbnika načrta integritete imenuje osebo z visoko stopnjo integritete. V praksi vlogo skrbnika načrta integritete in vodje delovne skupine praviloma opravlja ista oseba.

Predstojnik skrbnika integritete imenuje s sklepom, pri tem pa si lahko pomaga z osnutkom iz vzorca načrta integritete (glej spodaj). Predstojnik lahko po potrebi spremeni osebo, ki opravlja vlogo skrbnika načrta integritete. Če je skrbnik načrta integritete dlje časa zadržan in predstojnik ne želi imenovati novega skrbnika načrta integritete, lahko za določen čas imenuje začasnega skrbnika načrta integritete.

Predstojnik o imenovanju skrbnika ali začasnega skrbnika obvesti Komisijo pisno ali po elektronski pošti, pri čemer mora navesti ime in priimek skrbnika, njegovo delovno mesto, naslov elektronske pošte in (direktno) telefonsko številko. Po prejemu navedenih podatkov bo Komisija skrbniku omogočila vstop v elektronski register tveganj in mu posredovala navodila za njegovo uporabo.

Za natančnejše informacije o imenovanju in nalogah skrbnika načrta integritete glej Smernice za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete.


VZOREC NAČRTA INTEGRITETE

Načrt integritete se pripravi na vzorcu, ki se nahaja tukaj. V datoteki z vzorcem načrta integritete se nahajajo tudi osnutki zapisnikov, ki jih v procesu imenovanja sestavi delovna skupina, ter osnutek sklepa o imenovanju delovne skupine in skrbnika načrta integritete.  Vzorec načrta integritete vsebuje tudi navodila za ocenjevanje tveganj.

Organizacije, ki so načrt pripravile na predhodnih različicah vzorca, lahko pri posodabljanju načrta integritete ohranijo obstoječi vzorec.

V kolikor obstajajo utemeljeni razlogi, lahko organizacija po predhodnem dogovoru s Komisijo pripravi načrt integritete tudi brez uporabe vzorca Komisije.


Vsebina vzorca načrta integritete

Jedro vzorca načrta integritete je sestavljeno iz dveh delov:

a) Tabele tveganj

Tabele tveganj v celoti izpolni delovna skupina za pripravo načrta integritete. Pri tem se skupina opredeli do v vzorcu navedenih tveganj, priporočljivo pa je, da doda tudi druga tveganja. V vzorcu navedeni dejavniki tveganj (stolpec 2) so delovni skupini zgolj v pomoč in jih lahko poljubno dodaja ali odstranjuje. Delovna skupina mora pri identificiranih tveganjih navesti ukrepe za obvladovanje tveganj, ki jih organizacija v trenutku izdelave oziroma posodabljanja vzorca že izvaja (stolpec 3). Na podlagi izvedenih ukrepov delovna skupina oceni vsako tveganje (stolpec 5) in stopnjo njegovega obvladovanja (stolpec 4). Tveganje se oceni na podlagi temperaturne mape, uporaba katere je pojasnjena v samem vzorcu. Najpomembnejši del tabel tveganj je opredelitev dodatnih (novih) ukrepov, za katere delovna skupina oceni, da bi jih bilo smiselno izvesti za omejevanje oziroma odpravljanje identificiranih tveganj (stolpec 6).

⇒ Za natančnejše informacije o tveganjih glej podstran tveganja.

b) Register tveganj

Leva stran registra tveganj (stolpci 1-8) vsebinsko predstavlja povzetek tabel tveganj, funkcionalno pa predlog predstojniku organa, da se opredeli do navedenih ukrepov. Ta del registra tveganj izpolni delovna skupina za oblikovanje načrta integritete. V desni strani pa predstojnik (stolpec 9-10) označi, ali je posamezni ukrep sprejel ali zavrnil ter določi rok, v katerem bo ukrep izveden.


POSTOPEK IZDELAVE IN POSODABLJANJA NAČRTA INTEGRITETE

Načrt integritete pripravi delovna skupina na sestankih, o katerih pripravi zapisnik. Vzorec zapisnika je del vzorca načrta integritete (glej zgoraj).

Na sestankih delovna skupina identificira tveganja, dejavnike tveganj in ukrepe, s katerimi se tveganja že odpravljajo, hkrati pa išče predloge za nove ukrepe, s katerimi bo mogoče tveganja odpraviti v prihodnje. Metodologijo dela si izbere delovna skupina sama, praviloma pa bo delovna skupina informacije o tveganjih in ukrepih poskušala pridobiti tudi od drugih sodelavcev (intervjuji, vprašalniki ipd.) iz medijskih objav o organizaciji, iz ugotovitev v revizijskih postopkih, iz odločb drugih organov (inšpekcijski postopki, sodni postopki), z uporabo metode “scenarija”, z oblikovanjem ciljno usmerjenih delovnih skupin ipd. Delovna skupina svoje ugotovitve in predloge vpiše v tabelo tveganj v vzorcu načrta integritete.

⇒ Za dodatne predloge za metode dela glej 14. člen Smernic za izdelavo, uvedbo in izvajanje načrtov integritete ter podstran tveganja.

Ko delovna skupina pripravi tabelo tveganja, na njeni podlagi pripravi register tveganj, ki je prav tako del vzorca načrta integritete. Skrbnik nato tabelo tveganj kot predlog predloži v potrditev predstojniku organizacije.

Predstojnik organizacije lahko ukrepe, ki jih je predlagala delovna skupina, potrdi ali zavrne. Če ukrep zavrne, mora pripraviti pisno obrazložitev svoje odločitve. S sprejemom ukrepov postane njihova izvedba za organizacijo zavezujoča. Če predstojnik meni, da delovna skupina ni identificirala vseh tveganj in obstoječih ukrepov, ali če ima dodatne predloge ukrepov, delovni skupini naloži, da načrt integritete v tem delu dopolni.

Po končanju postopka izdelave načrta integritete skrbnik tveganja in ukrepe vnese še v elektronski register tveganj, izvod oziroma skenogram načrta pa pošlje komisiji po pošti oziroma na elektronski naslov integriteta@kpk-rs.si. Komisija bo ocenila ustreznost izdelave načrta integritete in o svojih ugotovitvah obvestila zavezanca.

⇒ Za dodatne informacije o elektronskem registru tveganj glej podstran elektronski register tveganj.

O spremembi načrta integritete predstojnik in delovna skupina obvestita zaposlene.


POSODABLJANJE NAČRTA INTEGRITETE

Kako pogosto se bo načrt integritete posodabljal, je odvisno od razmer v organizaciji. Predstojnik organizacije pa mora redno preverjati, ali je načrt potrebno posodobiti. Zaželeno je, da se vsaj enkrat letno (na primer v času pred pripravo letnega poročila o izvedenih ukrepih) preveri, ali obstaja potreba po njegovi posodobitvi.

Posodobljenega načrta integritete komisiji ni treba pošiljati preko navadne ali elektronske pošte, temveč vsa tveganja iz posodobljenega registra tveganj (ki je sestavni del načrta integritete) vnesete tudi v elektronski register. V elektronskem registru tveganj morajo vedno biti vsa tista tveganja, ki se nahajajo tudi v zadnjem sprejetem načrtu integritete.