Ker se je v praksi izkazalo, da sta priprava in izvajanje načrtov integritete pogosto razumljena kot administrativno breme, je bila prenova smernic usmerjena predvsem v njihovo lažje vključevanje v vsakodnevno poslovanje institucij in v cilj, da načrti integritete postanejo bolj učinkovito orodje za sistematično obvladovanje tveganj.

Ob prvi obletnici uvedenih sprememb smo se pogovarjali z Martino Kovačič iz Službe za pravne zadeve Ministrstva za naravne vire in prostor, ki že vrsto let opravlja tudi vlogo najprej skrbnice načrta integritete in zdaj pooblaščenke za integriteto. V intervjuju deli pogled na to, kako in kdaj dober načrt integritete dejansko zaživi tudi v praksi, katere izzive opaža pri svojem delu in kje vidi največ potenciala za nadaljnji razvoj sistemskega pristopa k integriteti.

Intervju je del spletnega novičnika Komisije, ki naročnike vsak mesec obvešča o našem delu ter ostalih aktualnih informacijah s področja našega delovanja in pristojnosti. Vabljeni k naročnini nanj!

Kako je bila nadgradnja vloge pooblaščenke zaradi novih smernic sprejeta – tako z vaše strani kot znotraj ministrstva? Ali imate pri uresničevanju načrta podporo vodstva in zaposlenih?

Smernice, sprejete konec preteklega leta, so prinesle precej pomembnih novosti. Med drugim širijo nabor nalog in aktivnosti pooblaščencev za integriteto in jim podeljujejo večja pooblastila, s tem pa tudi večjo odgovornost. Ob prvem branju smernic me je skrbelo, kakšen bo obseg dodatnih zadolžitev, saj poleg področja krepitve integritete in preprečevanja korupcije pokrivam tudi druge naloge v okviru pravne službe ministrstva, vendar sem kmalu ugotovila, da večino novih ali dodatno poudarjenih aktivnosti, pravzaprav že izvajam. Sama namreč že nekaj let sledim pristopom, ki jih smernice zdaj tudi formalno priporočajo. Zaposleni so na mojo vlogo pooblaščenke že vajeni, ravno tako tudi vodstvo, zato kakšnih posebnih organizacijskih sprememb odzivov glede tega pri nas ni bilo in lahko rečem, da imam podporo tako zaposlenih kot vodstva. Naloge se trudim izvajati v največji možni meri, skladno s prioritetami in ostalimi obremenitvami delovnega procesa.

Kaj je po vašem mnenju doprinos pooblaščencev in načrtov integritete v praksi? Kakšne so ključne razlike v pristopu h krepitvi integritete po uvedbi prenovljenih Smernic?

Pooblaščenci smo pogosto gonilna sila prizadevanj za krepitev integritete v organizaciji, zato je vsekakor pomembno, kdo je za to vlogo imenovan. Smernice sicer jasno opredeljujejo določene pogoje, kot so osebnostna primernost, organizacijske sposobnosti, ustrezna strokovna znanja ter zaupanje vodstva in zaposlenih. Vse navedeno je nedvomno pomembno, sama pa bi še posebej izpostavila osebnostno primernost, čeprav jo vsak lahko razume nekoliko drugače. Zame osebnostna primernost poleg višje stopnje integritete pomeni poštenost, odprtost, dostopnost, zanesljivost, vrednost zaupanja ter proaktivnost v razmišljanju in delovanju.

Če izhajam iz lastne prakse, je moj največji doprinos v vlogi pooblaščenke viden predvsem na področju »sistemske« ureditve tem, povezanih s krepitvijo integritete ter izpolnjevanjem obveznosti po Zakonu o integriteti in preprečevanju korupcije. Pomemben del moje vloge je tudi zagotavljanje podpore vodstvu in zaposlenim – predvsem v obliki mnenj, usmeritev in strokovnih nasvetov. Veliko vlogo imam še pri ozaveščanju in usposabljanju zaposlenih, bodisi preko objav na interni oglasni deski, osebnih razgovorov ali izobraževalnih srečanj.

Številne aktivnosti pooblaščencev so neposredno povezane z ukrepi v načrtu integritete.

Ti načrti, kadar so pripravljeni premišljeno in z resnim pristopom, predstavljajo odlično orodje za prepoznavanje šibkosti organizacije, posameznih delovnih procesov ali celo konkretnih delovnih mest. Menim pa, da na ravni širše javne uprave še nismo dosegli stopnje zavedanja, da lahko načrti integritete postanejo takšno orodje.

Po uveljavitvi Smernic sem nekoliko bolj vključena v obravnavo nekaterih zadev, kar pa razumem kot del naravnega razvoja vloge pooblaščenca.

Katere ukrepe ste v tem času uvedli, da bi načrt integritete čim bolj zaživel v praksi? Lahko navedete primer dobre prakse. 

Načrt integritete na našem ministrstvu v praksi živi predvsem prek ukrepov ozaveščanja, izobraževanja, informiranja ter nudenja podpore zaposlenim in vodstvu. Na interni oglasni deski so objavljena vsa obvestila in izobraževalne vsebine, priporočila Komisije, sistemska pojasnila ter povezave do eUčilnice Komisije in uporabnih video gradiv, urejenih po posameznih institutih. Poseben poudarek v našem organu namenjamo institutoma lobiranja in prepoznavanju okoliščin nasprotja interesov. Zato pogosto pripravljam usmeritve glede zaznave tovrstnih okoliščin, obveznosti lobirancev in poročanja o lobističnih stikih. Poleg tega oblikujem mnenja v zvezi z zaznanimi okoliščinami nasprotja interesov, sodelujem pri pripravi usmeritev in pri izdaji soglasij predstojnika za opravljanje dodatnih funkcij ali dejavnosti javnih uslužbencev. Za novo zaposlene imamo pripravljen tudi »infopaket«, ki vsebuje ključne informacije ter kontaktne osebe za delo na ministrstvu, med drugim tudi informacije s področja krepitve integritete.

Osebno se mi zdi najbolj pomembno, da zaposleni vedo, kje lahko najdejo relevantne informacije in na koga se lahko obrnejo, ko se znajdejo v dilemi ali zahtevni situaciji. Prave informacije, podane ob pravem času, lahko preprečijo marsikatero težavo — zato delujem tudi na področju prepoznavnosti moje vloge v organizaciji.

Kaj vas pri krepitvi integritete najbolj frustrira – in kaj najbolj motivira?

Bi rekla, da me najbolj frustrirajo situacije, kjer ni prave volje za spremembo (npr. za izvedbo nekega ukrepa) ali pa na primer, ko me nekdo prosi za nasvet, nato pa so moji predlogi ali ukrepi sprejeti kot nepotrebna administrativna obremenitev. Seveda pa razumem sodelavce, saj so podvrženi nezavidljivim časovnim pritiskom za izvedbo operativnih nalog. Ukrepi krepitve integritete se žal še vedno nemalokrat dojemajo kot še ena dodatna formalna obveznost, ne pa kot vsakodnevna praksa, tako v službi kot izven nje.

Motivira me občutek, da moje aktivnosti velikokrat puščajo tudi pozitiven odziv pri ljudeh v organizaciji in da so opazni premiki v zavedanju, da je integriteta temelj odgovornega in zaupanja vrednega delovnega okolja.

Kje vidite največje izzive pri krepitvi kulture integritete v javni upravi?

Nedvomno so ključni izzivi povezani z ustaljenimi vzorci delovanja in precej negativnim odnosom do sprememb. Kar je logično, saj vsaka sprememba zahtevo veliko truda, vztrajnosti, doslednosti, najbolj pomembno ob tem pa je zavedanje »kaj je namen/doprinos spremembe?«. Težava je marsikdaj v pomanjkljivem razumevanju, kaj integriteta sploh pomeni na neki »operativni« ravni. Zaposleni integriteto pogosto povezujejo predvsem s formalnimi obveznostmi in dokumenti, kot je načrt integritete, ne pa toliko z vsakodnevnimi situacijami, na primer okoliščinami, ki bi utegnile predstavljati nasprotje interesov. Pomemben dejavnik je zagotovo tudi afiniteta vodstva do teh vsebin. Težava nastane, če vodstvo ne daje primernega zgleda in integriteto razume le kot izpolnjevanje najbolj nujnih zakonskih obveznosti. V takšnem primeru se ukrepi težko uveljavijo kot del vsakodnevne prakse.

Kje vidite največji potencial za nadaljnji razvoj vloge pooblaščencev in sistemskega pristopa k integriteti v javnem sektorju? Kaj je po vašem ključ do uspešnega uresničevanja načrta integritete v praksi?

V zakonu določena obvezna ustanovitev službe za krepitev integritete, umeščena čim bližje najvišjemu vodstvu – po vzoru služb za skladnost poslovanja v zasebnem sektorju, z bolj strateško vlogo, bi definitivno pripomogla k dvigu nivoja kulture integritete. Seveda, ob predpogoju, da so v njej osebe, ki imajo višjo stopnjo osebne integritete, ki te vsebine poznajo in uživajo tako zaupanje vodstva kot zaposlenih. 

En sam pooblaščenec za integriteto kot »one man band« v organizaciji z več sto zaposlenimi težko naredi vidnejše spremembe na nivoju organizacije, še posebej, ker običajno opravlja še druge delovne naloge. Tako lahko postopa le segmentirano – se zgolj odziva na vprašanja, težave, dileme, ne more pa kaj dosti delovati proaktivno in preventivno. Integriteta pa se krepi predvsem s preventivnimi aktivnostmi. Rešitev bi lahko bila v tem, da bi pooblaščenci za integriteto opravljali zgolj delovne naloge povezane s krepitvijo integritete, da bi imeli neposreden dostop do najvišjega vodstva in dostop do informacij ter da bi imeli čas za ustrezna izobraževanja (tako s področja integritete, kot npr. s področja upravljanja s tveganji, komunikacije). Potencial vidim tudi v medsebojnem povezovanju pooblaščencev različnih organov in izmenjavi dobrih praks.

Vse napisano bi pripomoglo k boljšemu uresničevanju načrtov integritete, poleg tega pa tudi različna digitalna orodja, ki bi zagotavljala bolj pregledno oblikovanje načrtov integritete in s tem olajšala spremljanje ukrepov, ali pa bi generirala na primer avtomatska poročila za vodstvo. Načrt integritete je živ in uporaben dokument le, če ga podpira vodstvo, če ga izvajajo zaposleni in če je organizacija sposobna sproti prepoznavati tveganja in nanje ustrezno odreagira.